Mail hygiëne

Redenen om eens goed naar je mailgebruik te kijken

  • Medewerkers ervaren regelmatig dat mailen hun werk is geworden en checken soms vaker dan 20 keer per dag hun mailbox
  • Veel mensen checken ook na werktijd nog hun mail
  • Eén op de vijf mails bevat een onnodige cc ontvanger
  • Maar 56% van alle mails bevat een urgente boodschap
  • In 46% van alle mails proberen mensen iets gedaan te krijgen van een ander zonder dat die boodschap duidelijk is voor de ontvanger (45% wijt dat aan een gebrek aan collegialiteit van de ontvanger)
  • 13% van alle mails is totaal doelloos en irrelevant
  • Maar 41% van de mails is echt relevant

Do | Don’t | Know

  • Vermeld duidelijk in het onderwerp waar je mail over gaat.
  • Als je actie voor een bepaalde datum verwacht, maak dat dan duidelijk.
    Voorbeeld:

  • Wees duidelijk in je verzoek of mededeling.
  • Herhaal een eventuele deadline in de afsluiting van je mail.
    Voorbeeld:

  • Check niet meteen na het verzenden van je mail bij de ontvanger of de mail ontvangen is.
  • Verwacht niet dezelfde dag reactie. Ook niet als je iets zelf te lang hebt laten liggen.
  • Bij niet dringende zaken is een antwoord binnen 24 – 48 werkuren werkbaar voor iedereen. Heb dus geduld.
  • Een korte mail wordt sneller meteen gelezen dan een lange. Mijd onnodige zinnen.
  • Communiceer gevoelige zaken niet per mail. Geschreven woorden missen intonatie en lichaamstaal en kunnen daardoor verkeerd worden geïnterpreteerd. Kan het toch niet anders, laat de mail dan een paar uur liggen en lees het opnieuw door.
  • Voorkom het maken van verwijten in mails die je verzendt.
  • Voorkom altijd dat de ander negatief geraakt wordt in zijn/haar gevoelens. Is dit bij nader inzien toch gebeurd, bel hem/haar dan op, of nog beter, ga langs.
  • Als een ontvangen email jou pijnlijk geraakt heeft, beantwoord dan niet met een mail die ook pijn zou kunnen doen. Als de lucht geklaard dient te worden is een telefoongesprek of een bezoek beter.
  • CC mail is mail dat je ter informatie aan iemand zendt. Er is geen actie nodig.

  • Maak je mail niet belangrijker en dringend door hoofdlettergebruik en uitroeptekens.
  • Stuur geen opdringerige herinneringsmails terwijl je weet dat de ontvanger razend druk is.
  • Pak voor dringende zaken de telefoon of loop bij iemand langs. Kies daarin bewust zodat je niet onnodig en teveel ad-hoc voor iemand veroorzaakt.
  • Oprecht gemeende vriendelijke, vreugdevolle of bemoedigende woorden zijn bij iedereen altijd welkom.
  • Voorkom sarcasme, cynisme en dubbele bodems.

En boven alles check

 

We komen graag met je in gesprek als je aan de mailcultuur van je team of organisatie wilt werken.

Of het beter wordt als het anders wordt, weet ik niet,
maar dat het anders moet wil het beter worden, weet ik wel.

(Georg Lichtenberg)